CSE ET RGPD : Quelles sont les règles ?

Dans le cadre de ses missions, dont les activités sociales et culturelles, le CSE peut être amené à traiter des informations privées. Qu’en est-il de l’application de la RGPD ?

Le CSE, tout comme les sociétés, est soumis depuis le 25 mai 2018, au règlement général sur la protection des données personnelles, connu sous le nom de RGPD.

Tout d’abord il faut savoir que le CSE ne peut pas récupérer d’informations personnelles auprès de la Direction pour ses besoins notamment sur les activités sociales et culturelles. En effet, le CSE devra lui-même les demander au salarié.

Les informations pouvant être transmises par la Direction au CSE sont les suivantes : nom, prénom, ancienneté.

Pour les autres informations, dites personnelles, lorsque le CSE les récupérera, il devra s’assurer du consentement des salariés concernant le traitement de leurs données personnelles. Pour cela, le CSE pourra remettre aux salariés une lettre de consentement indiquant :

• Le nom du référent du traitement des données personnelles,

• Le droit d’accès, de rectification, d’opposition, de limitation du traitement,

• Le droit d’effacement du traitement.

Cette lettre pourra également indiquer les coordonnées de la CNIL pour toute réclamation : CNIL - 8 rue de Vivienne - 75083 PARIS cedex 02

Ainsi, lorsque le CSE récupère le numéro de téléphone du salarié, son adresse e-mail ou encore le livret de famille, il doit s’assurer que le salarié sache vers quel interlocuteur se tourner au sein de CSE afin d’intervenir sur la conservation de ses données personnelles.

Attention, le document RGPD de la société ne comprend pas obligatoirement les règles de traitement des données CSE, ainsi le CSE doit lui aussi établir ce document.

Il devra alors indiquer la nature des données personnelles collectées (année de naissance, téléphone, composition de la famille, ect), expliquer le motif de leur traitement (calcul du montant chèque cadeau, inscription à une sortie CSE, etc), indiquer également la durée de conservation (durée du contrat de travail du salarié) et si ces données pourraient être transmis à des tiers (prestataires pour activités, billetteries, …).

Ce recueil peut être organisé sous la forme d’un registre papier ou numérique. Il doit également être tenu à jour en fonction des nouvelles informations que le CSE serait amené à demander aux salariés.

A noter que le CSE doit suivre cette réglementation y compris pour les données qui auraient été collectées par le CSE précédent et qui continueraient d’être utilisées.